Bí quyết mua và dự trữ văn phòng phẩm

Thứ Ba, 09/08/2016, 09:20 GMT+7

http://chothuevanphongtrongoi.com/img/uploads/bi_quyet_mua_va_du_tru_van_phong_pham20160809091554.png

Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một môi trường công sở nào thì những đồ dùng văn phòng phẩm giữ vai trò thiết yếu và rất quan trọng. Để đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra bình thường và trôi chảy, hãy dự trữ những đồ văn phòng phẩm cần thiết.

Lập kế hoạch mua hàng

Có thể hiện tại bạn chưa cần thiết nên đối với bạn vấn đề này là đơn giản, không quan trọng lắm nhưng đến khi bạn cần thiết mà không có hàng dự trữ sẵn, mộ số khó khăn sẽ phát sinh như:

Thứ nhất, bạn gọi người giao hàng gấp để đảm bảo hoạt động của công ty nhưng có thể người bán hàng đang bận đông khách hoặc vì một lý do nào đó không thể chủ động giao hàng đến cho bạn một cách nhanh chóng. Khi đó, công việc của bạn sẽ vì thế mà bị trì hoãn.

Thứ hai, bạn sẽ phải cuống cuồng khi tìm mua một loại văn phòng phẩm đang cần thiết vì thế rất có thể sẽ bị ép giá cao hơn bình thường mà vẫn phải “ngậm đắng nuốt cay”.

Trái lại khi bạn đặt hàng với số lượng lớn sẽ được khuyến mại hoặc giảm giá với giá rất mềm và chất lượng dịch vụ đảm bảo tại những nhà phần phối lớn.

Chính bởi vậy, kinh nghiệm cho dân văn phòng là hãy hoạch định cho mình kế hoặc văn phòng phẩm của một tuần hoặc nếu có điều kiện là một tháng. Đặc biệt khi hệ thống các cửa hàng văn phòng phẩm đang trong thời gian khuyến mại.

Chọn mua văn phòng phẩm

Tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu sử dụng để chọn mua văn phòng phẩm phù hợp với công ty mình. Để làm tốt điều đó, trước hết bạn hãy chia văn phòng phẩm thành nhiều nhóm khác nhau với nhằm dễ lựa chọn: văn phòng phẩm ngắn hạn, văn phòng phẩm dài hạn, văn phòng phẩm quà tặng, văn phòng phẩm dùng một lần. Đối với từng loại văn phòng phẩm bạn có cách lựa chọn khác nhau.

– Đối với phòng phẩm dùng một lần: các loại vật dụng như dập ghim, kẹp giấy, kẹp tài liệu hay giấy note không nhất thiết bạn phải chọn những sản phẩm quá đắt tiền bởi chúng không đòi hỏi độ bền cao khi sử dụng mà chỉ dùng vài lần rồi bỏ đi.

– Đối với văn phòng phẩm ngắn hạn: như các loại bút viết, kim bấm hay giấy photo bạn cần chọn những loại có thương hiệu, ổn định đáp ứng được nhu cầu của bạn. Cũng không nhất thiết phải chọn những loại cao cấp nhưng ví dụ như chiếc bút chẳng hạn, bạn có thể làm việc được không nếu như cây bút mực ra không đều hay hay bị tắc mực.

– Đối với văn phòng phẩm dài hạn: như các loại máy chuyên dụng thì bạn nên quan tâm đến chất lượng nhiều hơn bởi những loại máy này bạn cần sử dụng lâu dài và ổn định, không phải lúc nào cũng có thể thay đổi được hoặc sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn khi gặp lỗi

Kinh nghiệm mua văn phòng phẩm dự trữ khoa học

Việc lên kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một môi trường công sở nào thì những đồ dùng văn phòng phẩm giữ vai trò thiết yếu và rất quan trọng.

Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một môi trường công sở nào thì những đồ dùng văn phòng phẩm giữ vai trò cần thiết và quan trọng. Tuy nhiên, thói quen của một số người làm việc trong cơ quan, tổ chức thường khi lúc nào cần một loại văn phòng phẩm gì đó là đặt mua chứ không cần dự trù tính toán đặt hàng dự trữ từ trước. Để đảm bảo cho mọi hoạt động của công ty được diễn ra trôi chảy, lời khuyên cho bạn là nên lập kế hoạch và đặt mua văn phòng phẩm để sử dụng một thời gian dài.

Lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ

Việc lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ có thể đối với một số công ty thấy không thực sự cần thiết. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm trên khắp cả nước, mọi đơn vị đều có thói quen cần gì mới gọi điện để đặt hàng và chờ người giao hàng tới. Một vấn đề cấp bách đặt ra là liệu nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu nhanh và đầy đủ những mặt hàng cho bạn hay không? Trong trường hợp hy hữu là sản phẩm bạn cần hết hàng hay do số lượng đơn hàng nhiều mà nhà cung cấp không thể giao hàng đúng hạn, khi đó bạn phải chờ đợi và công việc cũng từ đó mà trì hoãn, chậm tiến độ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của bạn.

Kinh nghiệm cho bạn là hãy dành một chút thời gian để lên một kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ phù hợp với quy mô, nhu cầu sử dụng của công ty của bạn. Đối với sản phẩm nào dùng thường xuyên, liên tục hoặc đang thấy sản phẩm đó trong thời gian khuyến mãi bạn nên mua dự trữ một ít như: giấy in, giấy photocopy, bút viết... như vậy không những tiết kiệm mà còn được một khoản chi phí và thời gian làm việc bạn cũng được liên tục hơn. Tốt nhất là nên lên kế hoạch một tuần trước khi mua sắm, nếu túi tiền tốt hơn thì bạn lên kế hoạch cho một tháng.

Chọn mua văn phòng phẩm chất lượng

Kinh nghiệm khi đi mua văn phòng phẩm là chọn sản phẩm “thật sự cấp thiết và phù hợp túi tiền”, để dễ dàng làm được việc đó bạn hãy áp dụng phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả sau là chia sản phẩm văn phòng phẩm làm nhiều nhóm như: văn phòng phẩm dùng một lần, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn, văn phòng phẩm dùng dài hạn, văn phòng phẩm dùng làm quà tặng.

Đối với văn phòng phẩm dùng một lần (như ghim giấy, kẹp giấy, giấy note): Sản phẩm này không nhất thiết bạn phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, nói là sử dụng một lần nên bạn chỉ sử dụng trong một thời gian ngắn, bạn có thể sẽ bỏ đi sau 1 lần dùng.
Đối với văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, kim bấm, giấy photo): Bạn nên chọn những sản phẩm mang đến sự ổn định, không nhất thiết phải chọn những sản phẩm đẹp về hình thức, chỉ cần sản phẩm đó đáp ứng được nhu cầu cho bạn là được. Ví dụ như bút thì chọn bút ra mực đều, viết trơn, không lem hay như chọn giấy, nếu công ty bạn thường soạn thảo văn bản, chứng từ quan trọng thì nên chọn giấy in tốt, còn lại nên chọn giấy thường để tiết kiệm chi phí...
Đối với văn phòng phẩm dài hạn (bìa lưu trữ, máy tính casio...): Những sản phẩm này bạn nên quan tâm đến chất lượng, bởi bạn sẽ phải sử dụng lâu dài. Nên đầu tư những vật dụng này một lần để tránh phải thay đổi, làm gián đoạn hay giảm hiệu suất công việc của bạn.
Văn phòng phẩm quà tặng: Đây là một trong những sản phẩm nhạy cảm, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để mua sao cho phù hợp. Lời khuyên cho bạn là nên chọn những sản phẩm có thương hiệu, mẫu mã, chất lượng tốt, vì người dùng không phải là bạn mà là đối tác của bạn. Họ có thể đánh giá hình ảnh công ty bạn cũng như thái độ nhiệt tình mà bạn dành cho họ thông qua sản phẩm bạn dùng để tặng họ...

Việc chọn mua những sản phẩm dùng cho văn phòng nói dễ mà không hẳn dễ, để trở thành người tiêu dùng thông thái bạn cần có những chiến lược chọn hàng sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu vừa tiết kiệm được chi phí. Bạn nên lên kế hoạch ngay từ đầu tháng để có thể chủ động hơn trong công việc. Dù bạn có lựa chọn sản phẩm ở phân khúc nào thì việc chọn những sản phẩm có thương hiệu sẽ luôn mang đến cho bạn sự an tâm khi sử dụng.

Tags: văn phòng phẩm, bí quyết, mua, dự trữ
ChoThueVanPhongTronGoi.com / Văn phòng phẩm