Thị trường văn phòng cho thuê Làm gì trước 'khẩu vị' mới?

Thứ Ba, 08/03/2016, 14:52 GMT+7

Thị trường văn phòng cho thuê Làm gì trước “khẩu vị” mới?

Thị trường văn phòng cho thuê vẫn tiếp tục phải đối mặt với những thách thức, cạnh tranh khốc liệt, do nguồn cung ngày một tăng.
Thêm vào đó, xu hướng chuyển dịch văn phòng sang những vị trí, loại hình đa tiện ích hơn, thậm chí thu nhỏ diện tích sử dụng của hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay, khiến thị trường này càng thêm căng thẳng trong việc thu hút và giữ chân khách thuê.

Cải tiến không gian làm việc

Thực tế nguồn cung văn phòng ngày một tăng, số khách thuê mới ít, trong khi "khẩu vị" khách hàng đã thay đổi, càng khiến tỷ lệ trống của văn phòng tại tất cả các hạng mục đều tăng. Hiện, các chủ đầu tư đều lo lắng, tìm biện pháp giảm tỷ lệ trống.
Theo nghiên cứu mới nhất của CBRE, tính chung mọi ngành nghề hiện nay, nhân viên chỉ làm việc tại văn phòng 55% thời gian, còn lại tác nghiệp ở nhà, quán cà phê, trên xe taxi. Và hầu hết các ông chủ cũng chỉ quan tâm đến hiệu quả công việc chứ không kiểm soát nhân viên đến văn phòng bao lâu. Vì vậy, nhu cầu thay đổi, cải tiến không gian văn phòng làm việc, đã và đang được các doanh nghiệp hướng đến. Điển hình như Google, Facebook, Yahoo… thay vì sử dụng văn phòng truyền thống với những cabin khối hộp khô khan, chỗ ngồi tách biệt, các công ty này đã tạo nhiều không gian mở, phục vụ đa dạng các nhu cầu làm việc đơn lẻ, theo nhóm, làm việc cần nhiều thiết bị công nghệ hỗ trợ…

Bên cạnh xu hướng thay đổi, cải thiện văn phòng, nhiều doanh nghiệp lại thu hẹp diện tích sử dụng văn phòng, tăng tiện ích cho nhân viên, khuyến khích nhân viên làm việc di động. Hoặc sử dụng văn phòng theo hình thức "xếp hàng" – ai đến trước dùng trước, ai đến sau dùng sau, không có phòng làm việc riêng biệt cho từng nhân viên. Với cách làm này, tại Nhật Bản và Hongkong (Trung Quốc), một số doanh nghiệp đã tiết kiệm được 30% tiền thuê, năng lượng và công nghệ.

Chủ đầu tư phải thay đổi

Theo thống kê, tại Hà Nội, diện tích văn phòng đã giảm từ mức 1.000m2/doanh nghiệp những năm trước, hiện xuống còn 300 – 400m2/doanh nghiệp. Trong quý III/2014, thị trường văn phòng tiếp tục ghi nhận mức giảm nhẹ so với quý II. Tỷ lệ trống tại các tòa nhà hạng A là 23,1%, tăng 0,24%; hạng B: 34%, tăng 1,22% so với quý trước. Dự kiến, nguồn cung trong tương lai tiếp tục vượt cầu, áp lực cạnh tranh lớn do nhiều tòa văn phòng như Apex Tower, Handico Tower, Trung tâm thương mại Chợ Mơ… đi vào vận hành.

Tuy nhiên, dưới góc độ chuyên gia, Phó Giám đốc dịch vụ văn phòng của Công ty CBRE Việt Nam William Badger cho rằng: Xu hướng thay đổi hoạt động của văn phòng này là tất yếu, song không đáng lo ngại. Bởi đây chính là cơ hội để các nhà đầu tư nhìn lại mình, chứng tỏ khả năng tồn tại và đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như bắt kịp xu hướng tương lai. Mặt khác, các chủ đầu tư hoàn toàn có thể trao đổi, làm việc cùng khách hàng để thiết kế văn phòng đa dạng, linh hoạt. Còn với các tòa văn phòng kiểu mẫu truyền thống, chủ đầu tư cũng cần có hình thức cải tạo để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách thuê, đồng thời phù hợp với xu hướng phát triển văn phòng trong tương lai. Hơn nữa, họ cũng phải chú trọng đến công tác tiếp thị để có thể duy trì khách hàng hiện tại cũng như thu hút khách thuê mới trong cả ngắn hạn và dài hạn".

Trước tình trạng này cho thấy, trong xu hướng phát triển chung của phân khúc văn phòng cho thuê, để thích nghi được sự thay đổi trong cách làm việc mới, các tòa văn phòng xây dựng lâu năm cần phải được nâng cấp tu sửa thường xuyên để có thể cạnh tranh với những dự án văn phòng mới gia nhập thị trường. Đặc biệt với xu hướng phát triển hiện nay, tương lai, mỗi tòa nhà văn phòng sẽ không đơn giản chỉ là nơi làm việc mà còn là nơi cung cấp các dịch vụ chung như siêu thị, cà phê, phòng chơi dành cho trẻ em… Nếu đáp ứng được các yêu cầu này các văn phòng cho thuê vẫn có đất sống khỏe.

Những điều cần lưu ý khi tìm kiếm văn phòng cho thuê

Một văn phòng làm việc với vị trí đắc địa, diện tích, cơ sở hạ tầng và dịch vụ lý tưởng, phù hợp với mục đích kinh doanh là bước khởi đầu hoàn hảo cho sự thành công của công ty. Thế nhưng, để tạo nên sự thành công trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê, các bạn cần phải lưu ý những điểm gì và cụ thể những điểm đó ra sao?

1. Lên ngân sách và xác định thời gian thuê

Đây là điểm mà các công ty cần lưu ý đầu tiên và nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay một văn phòng nhà phố. Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh công ty, thế nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.

2. Xác định địa điểm văn phòng

Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tuỳ thuộc vào ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh công ty và phong thủy phù hợp.
- Lĩnh vực kinh doanh: Cần vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả là tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không.
- Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn ngược lại, bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố ở vị trí tốt.
- Phong thủy: đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

3. Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.
- Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).
- Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.
Lưu ý, có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…
Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ, nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.

4. Công ty nội thất để thiết kế và tham vấn cho nội thất văn phòng

Nếu bạn có công ty nội thất để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng, thì bạn cũng có thể tham khảo các kiến trúc sư của họ để có thể chắc rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc của văn phòng. Nhiều khi với diện tích văn phòng mới, có rất nhiều yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng… có thể phù hợp với công ty bạn cũng có thể là không phù hợp, việc có ý kiến chuyên gia nhiều khi sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.

5. Thời gian làm việc

Chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, tùy theo lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.

6. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm

Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.
- Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…
- Chỗ để xe - Giá cả & số lượng: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cấu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.
- Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng: Chắc chắn tùy vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của công ty mà trước khi chính thức chuyển văn phòng, công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này sẽ tốn từ 1 tới 2 tháng nên bạn nên thương lượng với chủ đầu tư việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và bố trí lại Văn phòng.
Chiến lược dịch vụ khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của chủ đầu tư nên bạn đừng ngần ngại thương lượng nhằm đạt được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty bạn với chi phí phải chăng nhất.

7. Mẹo thương lượng hợp đồng

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê và thông qua một luật sư uy tín khảo cứu lại hợp đồng thuê cuối cùng trước khi đi đến ký kết.
Thường trong hợp đồng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tuỳ vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá lớn cho văn phòng, bạn nên qui định rõ ràng trong hợp đồng. Vd: tăng không quá 10%...
Ngoài ra, bạn cũng nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài.
Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Với tình hình giá thuê giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.

>> Cho thuê văn phòng

Một số lưu ý quan trọng khi thuê tòa nhà văn phòng

Việc thuê tòa nhà văn phòng trong gần đây là một vấn đề khó khăn và phức tạp do phần tính chuyên nghiệp và minh bạch của một số chủ toà nhà chưa cao hoặc việc đàm phán hợp đồng luôn có vấn đề đôi lúc dẫn đến đổ vỡ hay việc xử lý những phát sinh trong khi thuê cũng là vấn đề nan giải. Dưới đây là một số chia sẻ giúp bạn có thể tìm thuê văn phòng được thuận lợi.

1. Vị trí (thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch, hoặc hợp đất)

Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông.
Ngoài ra, việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm

2. Giá thuê tòa nhà văn phòng là yếu tố quan trọng nhất khi bạn chọn nhà để thuê

Giá thuê tòa nhà văn phòng tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí văn phòng thuê có gần trung tâm hay không ? Ban Quản lý là ai ? Diện tích thuê ? Các trang thiết bị trong toà nhà… Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Giá thuê tòa nhà văn phòng một số đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này. Bên cạnh đó, việc tính tiền điện điều hoà ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hòa trung tâm, việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió.
Trường hợp, hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng được công chứng tại phòng công chứng nhà nước thì tiền thuê nhà phải nêu trong hợp đồng phải là tiền Việt Nam đồng hoặc nếu là tiền ngoại tệ thì nhất định phải ghi rõ “giá tiền thuê nhà với số tiền Việt nam tương đương với …. USD hoặc ER… để tránh những rủi ro có thể phát sinh.

3. Chủ nhà

Cần làm rõ phía chủ nhà là ai, nếu là công ty có uy tín thì càng tốt. Nếu là công ty tư nhân, hoặc chủ nhà là cá thể thì cần biết thêm về họ điều này sẽ rất quan trọng trong quá trình đàm phán giữa bạn và chủ nhà. Việc này hết sức quan trọng bởi ký hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng cũng giống như mua một tài sản lớn. Do vậy, người đi thuê biết rõ đối tác của mình là ai để có thể đàm phán một cách tốt nhất.
Một số yếu tố cân nhắc để tránh rủi ro :
+ Chủ nhà có thể bán diện tích thuê cho người khác hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng thực hiện đầy đủ, kịp thời nhưng cam kết trong hợp đồng hay không ?
+ Đối với những điều phát sinh không có trong hợp đồng thì xu hướng chủ nhà sẽ giải quyết theo chiều hướng nào? tích cực? tiêu cực? hay 50/50.
Bạn nên xem xét kỹ lưỡng những yếu tố trên để không bị hụt hẫng trong khi đang thuê nhà, tránh ảnh hưởng đến công việc làm ăn của bạn.

4. Tính hợp lệ của diện tích thuê

Theo điều 181 nghị định 184/2004 NĐ CP, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 người sử dụng đất phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới được thực hiện các quyền về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất. Lưu ý nên đưa hợp đồng thuê ra công chứng để đảm bảo an toàn cho người thuê và theo quy định của Luật dân sự, đối với hợp đồng thuê nhà từ sáu tháng trở lên thì phải tiến hành ký kết hợp đồng tại phòng Công chứng. Khi ra công chứng thì sổ đỏ phải nhất thiết thể hiện là gia chủ đã hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế.
Nếu là nhà tư thì hợp đồng phải đứng tên cả hai vợ chồng hoặc phải có giấy ủy quyền.

5. Hướng nhà

80 % các sếp Việt Nam và một số nước Á Châu đều duy tâm chọn hướng nhà theo tuổi của mình, còn các sếp nước ngoài khác thường không quan tâm.

6. Điều kiện thanh toán

Lý tưởng nhất là thanh toán tiền nhà 3 tháng một lần, tuy vậy các chủ nhà có xu hướng muốn thu nhiều tiền với tiêu chuẩn làm mốc là 6 tháng. Có trường hợp đặc biệt chủ nhà yêu cầu thanh toán từ 2 đến 3 năm tiền nhà ngay lần đầu.
Mẹo cho bạn : Nếu yêu cầu trả tiền trước trong thời gian dài thì nên trừ đi phần tiền tương đương với lãi suất ngân hàng.

7. Thời hạn hợp đồng

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn ít nhất là 2 năm. Tuy vậy, việc này thường do đàm phán. Nếu muốn ổn định thì nên ký 5 năm sau đó ưu tiên gia hạn. Hiện tại, có một số ngân hàng sau khi lựa chọn được vị trí đắc địa sẽ ký 10 đến 20 năm do chi phí đầu tư ban đầu cho nội thất rất lớn. Gần đây việc thuê tòa nhà văn phòng với thời hạn từ 20 đến 50 năm khá phổ biến, do các đơn vị đầu tư xin cấp được đất từ thành phố làm dự án văn phòng cho thuê sau đó chuyển nhượng quyền sử dụng này cho khách hàng, lúc này hợp đồng sẽ được gọi là hợp đồng hợp tác đầu tư, một trong những ưu việt của loại hình này là bạn có thể chuyển nhượng hoặc thế chấp ngân hàng, một số trường hợp đặc biệt bạn có thể cho thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích đó.
Hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn dưới 2 năm được gọi là trường hợp đặc biệt, trong trường hợp này thì giá thuê hay bị tăng lên.

8. Thời gian miễn phí thuê nhà để sửa chữa, trang trí nội thất

Thời gian thông thường là một tháng, nhưng bạn cũng có thể thỏa thuận với chủ nhà nếu bạn thật sự cần nhiều thời gian hơn.

9. Tiền điện, tiền nước

Đối với các toà nhà lớn thì bên thuê chỉ phải trả phí tiền điện cho các thiết bị của mình sử dụng vào việc kinh doanh như máy tính, máy photo…từ ổ cắm, còn tiền điện điều hòa trong giờ làm việc, ánh sáng bên trong, ánh sáng nơi công cộng khu vệ sinh, thang máy thì đã bao gồm trong giá thuê tòa nhà văn phòng. Đối với toàn nhà hạng A và B có nước ngoài quản lý thì việc này là bình thường, tuy vậy khái niệm này vẫn là mới với các chủ nhà/công ty Việt Nam và thường dẫn đến tranh cãi .

Theo kinh nghiệm, các chủ nhà tư nhân thường không miễn phí tiền điện mà tính theo công tơ điện, họ chỉ miễn phí tiền điện thắp sáng cho nơi công cộng, thang máy và khu vệ sinh. Lưu ý một số chủ toà nhà còn tính phí khấu hao đường giây và phí phụ trội…Do vậy, lý tưởng nhất là ghi rõ trong hợp đồng là giá tiền điện theo đúng quy định của nhà nước. Tiền nước thì thường được tính theo đầu người nếu nhiều, nếu ít thì thường là miễn phí. Nếu tính theo đồng hồ thì cần chú ý vì đã có trường hợp ống nước bị rò rỉ dẫn đến tiền nước bị đội lên.

Tags: văn phòng, cho thuê văn phòng, Thị trường văn phòng
ChoThueVanPhongTronGoi.com / Chọn thuê văn phòng
Tags: văn phòng, cho thuê văn phòng, Thị trường văn phòng
ChoThueVanPhongTronGoi.com / Chọn thuê văn phòng